1. Datos que podemos tratar
Segun la etapa del proceso, pueden tratarse nombre, identificacion, correo, telefono, codigo de patrocinador, informacion fiscal, documentos de identidad, comprobantes y datos de pago. Al registrar una referencia se puede tratar el nombre, datos de contacto y necesidad comercial de la persona referida.
2. Finalidades
- Recibir, revisar y responder solicitudes de afiliacion.
- Verificar identidad, requisitos fiscales, documentacion y elegibilidad de pagos.
- Gestionar el portal, referencias, soporte, auditoria y prevencion de fraude.
- Contactar a la persona solicitante para completar el proceso, cuando exista autorizacion o una relacion necesaria para ello.
- Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y requerimientos de autoridades competentes.
3. Consentimiento y referencias
Los datos deben ser exactos y entregarse de forma voluntaria. La persona afiliada solo puede compartir datos de una referencia cuando cuenta con autorizacion para ello. No se venderan datos personales ni se usaran para finalidades incompatibles con las informadas.
4. Conservacion y acceso
Los datos se conservaran mientras sean necesarios para la solicitud, la relacion aplicable, la atencion de reclamos, auditorias y los plazos legales correspondientes. Como regla general: los documentos de solicitudes rechazadas o abandonadas y los datos de prospectos no convertidos se conservan 12 meses; los expedientes de afiliados que terminan su participacion se conservan 5 anos despues del ultimo pago, como soporte tributario. Cumplido el plazo se destruyen y la destruccion queda registrada, salvo reclamo, investigacion u obligacion legal que exija conservarlos. El acceso se limitara al personal y proveedores autorizados que necesiten intervenir en estas finalidades, bajo medidas de seguridad y confidencialidad.
5. Tus derechos
Puedes solicitar acceso, rectificacion, actualizacion, supresion cuando corresponda o revocacion del consentimiento. La version vigente debe indicar el correo o canal formal para ejercer estos derechos, los plazos de respuesta y el procedimiento de identificacion del solicitante. Tambien podras acudir a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable.
6. Seguridad y documentos
Los documentos de identidad y fiscales son especialmente sensibles para el proceso. Deben cargarse solo por canales oficiales. No envíes contrasenas, llaves privadas, numeros completos de tarjetas ni credenciales de Hacienda por correo o mensajeria. LatamPymes debe mantener controles de acceso, registro de operaciones, respaldo y retencion limitada.
Ante un incidente de seguridad que afecte tus datos, LatamPymes contendra el incidente de inmediato, evaluara su alcance dentro de 72 horas, te notificara cuando corresponda y, si aplica, informara a la Agencia de Proteccion de Datos de los Habitantes (PRODHAB). Cada incidente queda registrado con su causa y las medidas tomadas.
7. Cambios a esta politica
Los cambios relevantes deben informar la fecha de vigencia y, cuando corresponda, solicitar una nueva aceptacion. La version aceptada debe poder identificarse en el expediente de afiliacion.
Version 0.1 - 13 de octubre de 2026. Pendiente de validacion legal y de completar los datos del responsable.