Si acaba de abrir su negocio o necesita empezar a facturar electrónicamente pero no sabe por dónde comenzar, esta guía le explica paso a paso todo lo que necesita hacer: desde los requisitos previos hasta emitir su primera factura validada por Hacienda.
Requisitos previos
Antes de emitir su primera factura electrónica, necesita tener listos estos tres elementos:
1. Estar inscrito en Hacienda
Debe tener su actividad económica registrada en la Administración Tributaria Virtual (ATV) del Ministerio de Hacienda. Si ya tiene cédula jurídica o es contribuyente con actividad lucrativa, probablemente ya está inscrito.
Puede verificarlo en atv.hacienda.go.cr con su usuario y contraseña del ATV.
2. Llave criptográfica (firma digital)
Es un archivo con extensión .p12 que funciona como su firma digital. La emite el Banco Central de Costa Rica (BCCR) o una entidad certificada. Para obtenerla:
- Visite el sitio del Sistema Nacional de Certificación Digital
- Solicite una firma digital para persona física o jurídica
- Pague la tarifa (aproximadamente ₡10,000)
- Descargue el archivo .p12 y guárdelo en un lugar seguro
Esta llave tiene vigencia de 2 años y debe renovarse antes de que venza.
3. Un sistema de facturación electrónica
Necesita un software que genere el comprobante en formato XML, lo firme con su llave y lo envíe a Hacienda. No puede emitir facturas electrónicas manualmente: necesita un sistema.
Paso a paso: emitir su primera factura
Paso 1: Configure su sistema
Una vez que tenga acceso a su sistema de facturación, configure:
- Datos de la empresa: Razón social, cédula jurídica o física, dirección, teléfono y correo.
- Llave criptográfica: Suba el archivo .p12 y configure el PIN.
- Actividad económica: Seleccione su actividad registrada en Hacienda.
- Numeración: El sistema genera la numeración consecutiva automáticamente.
Paso 2: Registre sus productos o servicios
Para cada producto o servicio que venda, necesita:
- Nombre/descripción: Lo que aparecerá en la factura.
- Código CABYS: El código del Catálogo de Bienes y Servicios del Ministerio de Hacienda. Su sistema debería tener un buscador para encontrarlo.
- Precio unitario: El precio antes de impuestos.
- Tarifa de IVA: 13% (general), 4%, 2%, 1% o exento, según el tipo de bien o servicio.
- Unidad de medida: Unidad, servicio, kilogramo, etc.
Paso 3: Registre al cliente (si es factura)
Si va a emitir una factura electrónica (no un tiquete), necesita los datos del cliente:
- Nombre o razón social
- Número de cédula (física, jurídica o DIMEX)
- Correo electrónico (para enviarle el comprobante)
Si va a emitir un tiquete electrónico, no necesita datos del cliente.
Paso 4: Cree la factura
- Seleccione el tipo de comprobante (factura o tiquete)
- Seleccione al cliente (si aplica)
- Agregue los productos o servicios con cantidad y precio
- Verifique que el IVA se calcule correctamente por línea
- Revise el total
- Haga clic en "Emitir" o "Facturar"
Paso 5: Verifique el estado
Después de emitir, el sistema envía el comprobante a Hacienda. En segundos recibirá la respuesta:
- Aceptado: La factura es válida. El cliente recibirá una copia por correo.
- Rechazado: Hay un error. El sistema le indicará el motivo (código CABYS incorrecto, datos del receptor inválidos, etc.). Corrija y reenvíe.
Datos obligatorios en una factura electrónica
Cada factura electrónica debe incluir:
- Fecha y hora de emisión
- Datos del emisor (su empresa)
- Datos del receptor (el cliente)
- Detalle de cada línea: descripción, código CABYS, cantidad, precio unitario, impuesto
- Total de la factura
- Condición de venta: contado, crédito, consignación, etc.
- Medio de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, SINPE, etc.
Errores más comunes al emitir
Código CABYS incorrecto
Es el error más frecuente. Asegúrese de que cada producto tenga el código correcto. Si vende comida preparada no es lo mismo que vender ingredientes: cada uno tiene su código.
Cédula del receptor inválida
Verifique que el número de cédula del cliente sea correcto y que el tipo de identificación coincida (física, jurídica, DIMEX, NITE).
Llave criptográfica vencida
Si su llave .p12 venció, no podrá firmar facturas. Renuévela antes de que venza para evitar interrupciones.
Intentar anular sin nota de crédito
No puede "borrar" una factura emitida. Si necesita anularla, debe emitir una nota de crédito electrónica que la referencie.
¿Cuándo emitir factura vs. tiquete?
- Factura electrónica: Cuando el cliente necesita deducir el gasto (empresas, profesionales, contribuyentes). Requiere datos del comprador.
- Tiquete electrónico: Para ventas al consumidor final que no necesita deducir. No requiere datos del comprador. Es lo más común en restaurantes, sodas, tiendas y comercios minoristas.
Conclusión
Emitir una factura electrónica en Costa Rica es un proceso simple una vez que tiene los tres requisitos (inscripción, llave y sistema). La clave está en configurar bien su catálogo de productos con códigos CABYS correctos y verificar siempre que Hacienda acepte el comprobante.
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Para más información sobre facturación, lea nuestra Guía Completa de Facturación Electrónica en Costa Rica.